Teams ne répond plus. Zoom est inaccessible. Les emails ne passent plus.
Et c’est précisément à ce moment-là qu’une crise démarre.
Cyberattaque, panne réseau, compromission du système d’information ou indisponibilité d’un service cloud : un incident peut rapidement perturber les outils de communication utilisés quotidiennement par une organisation.
Le problème n’est alors plus seulement technique. Lorsque les équipes ne peuvent plus se joindre, partager des informations sensibles ou prendre des décisions ensemble, la continuité des communications devient un enjeu de continuité d’activité.
Une question doit donc être posée avant la crise :
Où votre équipe se réunira-t-elle si vos outils habituels ne fonctionnent plus ?
Plusieurs outils de communication ne font pas un plan de secours
Microsoft Teams, Zoom, les emails et les plateformes collaboratives sont essentiels au fonctionnement quotidien des entreprises.
Mais une situation de crise change les règles.
Lors d’une cyberattaque, une partie du système d’information peut être isolée, certains comptes compromis ou des accès temporairement désactivés. Plusieurs services peuvent également dépendre des mêmes identités, infrastructures ou connexions réseau.
Disposer de plusieurs outils ne signifie donc pas nécessairement disposer d’une véritable solution de secours.
La question que les DSI et RSII doivent désormais se poser : « Disposons-nous d’un environnement de communication indépendant et prêt à être utilisé si nos outils habituels deviennent indisponibles ? »
Une communication de crise doit être préparée en amont
Pendant un incident critique, chaque minute compte.
Sans environnement préparé, les premières minutes sont souvent consacrées à des questions opérationnelles : qui contacter ? Quel outil utiliser ? Comment réunir la cellule de crise ? Où partager les documents ? Comment intégrer un expert externe ?
Les équipes risquent alors de multiplier les canaux : téléphone personnel, SMS, messageries grand public, emails privés ou réunions créées dans l’urgence.
L’information se disperse au moment même où elle devrait être centralisée, sécurisée et contrôlée.
Une approche plus résiliente consiste à préparer l’environnement avant l’incident : groupes configurés, personnes clés identifiées, accès disponibles et procédures connues.
La crise commence. L’espace de communication, lui, est déjà prêt.
Un canal de secours réellement indépendant
Une véritable solution de communication de crise doit également prendre en compte l’indépendance de son infrastructure.
Si l’environnement de secours repose sur les mêmes comptes utilisateurs, la même infrastructure cloud ou le même système que les outils principaux, une défaillance commune peut affecter les deux.
Private Discuss permet de disposer d’un environnement de communication distinct des plateformes collaboratives traditionnelles. La solution peut notamment être déployée on premise, sur une infrastructure contrôlée par l’organisation, afin de renforcer la maîtrise des communications critiques.
L’objectif est de disposer d’un environnement alternatif lorsque les outils traditionnels ne sont plus disponibles.
Construire une salle de crise numérique avec Private Discuss
Une organisation ne devrait pas découvrir son outil de communication de crise le jour où elle en a besoin.
Private Discuss permet de préparer en amont un espace privé et sécurisé destiné aux communications critiques, activable en quelques minutes lorsque la crise survient.
Cet environnement permet notamment de :
- Alerter rapidement les équipes afin de mobiliser les personnes concernées dès la détection d’un incident.
- Communiquer dans un environnement sécurisé grâce à la messagerie et aux appels audio et vidéo.
- Centraliser les documents sensibles dans le même espace que les conversations et les décisions.
- Contrôler les accès aux informations et aux différents espaces de communication.
- Intégrer temporairement des intervenants externes, comme des experts en cybersécurité, conseils juridiques, prestataires ou consultants.
L’objectif : éviter de reconstruire dans l’urgence un système de communication parallèle au moment où l’organisation doit déjà gérer la crise.
Continuité d’activité : ne pas oublier les communications
Les stratégies de continuité d’activité se concentrent naturellement sur les sauvegardes, applications critiques, réseaux, plans de reprise et systèmes de secours.
Mais derrière chaque procédure, des personnes doivent pouvoir communiquer et prendre des décisions.
Une procédure de crise parfaitement documentée perd rapidement de son efficacité si les personnes chargées de l’exécuter ne peuvent plus se joindre.
La continuité des communications doit donc faire partie intégrante d’une stratégie de résilience.
Avant le prochain incident, quelques questions permettent d’évaluer votre niveau de préparation :
- Où notre cellule de crise se réunira-t-elle si Teams ou Zoom ne sont plus accessibles ?
- Notre canal de secours dépend-il de la même infrastructure que nos outils principaux ?
- Les personnes clés savent-elles déjà comment s’y connecter ?
- Pouvons-nous échanger des messages, organiser des appels et partager des documents dans le même environnement ?
- Pouvons-nous intégrer rapidement un intervenant externe ?
- Qui contrôle l’infrastructure et les données ?
Si ces décisions doivent encore être prises lorsque la crise commence, l’organisation perd un temps précieux.
Préparez votre communication de crise avant l’incident
Private Discuss a été conçu pour les organisations évoluant dans des environnements sensibles et critiques.
La plateforme réunit dans un même environnement plusieurs fonctions essentielles à la communication de crise : messagerie sécurisée, alerte de masse, appels audio et vidéo, visioconférence, partage de fichiers, gestion des accès et contrôle de l’infrastructure.
L’objectif est simple : préparer un environnement de communication indépendant avant qu’il ne devienne nécessaire.
Découvrez comment Private Discuss peut contribuer à assurer la continuité de vos communications critiques.