Teams non risponde. Zoom è inaccessibile. Le email non partono.
Ed è proprio in quel momento che inizia una crisi.
Attacco informatico, guasto di rete, compromissione del sistema informativo o indisponibilità di un servizio cloud: un incidente può rapidamente perturbare gli strumenti di comunicazione utilizzati ogni giorno da un’organizzazione.
A quel punto il problema non è più soltanto tecnico. Quando i team non riescono più a contattarsi, a condividere informazioni sensibili o a prendere decisioni insieme, la continuità delle comunicazioni diventa una questione di continuità operativa.
C’è quindi una domanda da porsi prima della crisi:
Dove si riunirà il vostro team se i vostri strumenti abituali smettono di funzionare?
Più strumenti di comunicazione non fanno un piano di emergenza
Microsoft Teams, Zoom, le email e le piattaforme collaborative sono essenziali per il funzionamento quotidiano delle aziende.
Ma una situazione di crisi cambia le regole.
Durante un attacco informatico, una parte del sistema informativo può essere isolata, alcuni account compromessi o alcuni accessi temporaneamente disattivati. Diversi servizi possono inoltre dipendere dalle stesse identità, infrastrutture o connessioni di rete.
Disporre di più strumenti non significa quindi necessariamente disporre di una vera soluzione di emergenza.
La domanda che CIO e CISO devono ormai porsi: «Disponiamo di un ambiente di comunicazione indipendente e pronto all’uso se i nostri strumenti abituali diventano indisponibili?»
La comunicazione di crisi va preparata in anticipo
Durante un incidente critico, ogni minuto conta.
Senza un ambiente preparato, i primi minuti vengono spesso dedicati a questioni operative: chi contattare? Quale strumento usare? Come riunire l’unità di crisi? Dove condividere i documenti? Come coinvolgere un esperto esterno?
I team rischiano allora di moltiplicare i canali: telefono personale, SMS, app di messaggistica consumer, email private o riunioni create d’urgenza.
Le informazioni si disperdono proprio nel momento in cui dovrebbero essere centralizzate, protette e controllate.
Un approccio più resiliente consiste nel preparare l’ambiente prima dell’incidente: gruppi configurati, persone chiave identificate, accessi disponibili e procedure conosciute.
La crisi inizia. Lo spazio di comunicazione, invece, è già pronto.
Un canale di emergenza davvero indipendente
Una vera soluzione di comunicazione di crisi deve tenere conto anche dell’indipendenza della propria infrastruttura.
Se l’ambiente di emergenza si basa sugli stessi account utente, sulla stessa infrastruttura cloud o sullo stesso sistema degli strumenti principali, un guasto comune può colpire entrambi.
Private Discuss consente di disporre di un ambiente di comunicazione distinto dalle piattaforme collaborative tradizionali. La soluzione può essere implementata in particolare on premise, su un’infrastruttura controllata dall’organizzazione, per rafforzare il controllo delle comunicazioni critiche.
L’obiettivo è disporre di un ambiente alternativo quando gli strumenti tradizionali non sono più disponibili.
Costruire una sala di crisi digitale con Private Discuss
Un’organizzazione non dovrebbe scoprire il proprio strumento di comunicazione di crisi il giorno in cui ne ha bisogno.
Private Discuss consente di preparare in anticipo uno spazio privato e sicuro dedicato alle comunicazioni critiche, attivabile in pochi minuti quando scoppia la crisi.
Questo ambiente consente in particolare di:
- Allertare rapidamente i team per mobilitare le persone interessate fin dal rilevamento di un incidente.
- Comunicare in un ambiente sicuro grazie alla messaggistica e alle chiamate audio e video.
- Centralizzare i documenti sensibili nello stesso spazio delle conversazioni e delle decisioni.
- Controllare gli accessi alle informazioni e ai diversi spazi di comunicazione.
- Coinvolgere temporaneamente interlocutori esterni, come esperti di cybersicurezza, consulenti legali, fornitori o consulenti.
L’obiettivo: evitare di ricostruire d’urgenza un sistema di comunicazione parallelo proprio quando l’organizzazione deve già gestire la crisi.
Continuità operativa: non dimenticare le comunicazioni
Le strategie di continuità operativa si concentrano naturalmente su backup, applicazioni critiche, reti, piani di ripristino e sistemi di emergenza.
Ma dietro ogni procedura ci sono persone che devono poter comunicare e prendere decisioni.
Una procedura di crisi perfettamente documentata perde rapidamente efficacia se le persone incaricate di eseguirla non riescono più a contattarsi.
La continuità delle comunicazioni deve quindi essere parte integrante di una strategia di resilienza.
Prima del prossimo incidente, alcune domande permettono di valutare il vostro livello di preparazione:
- Dove si riunirà la nostra unità di crisi se Teams o Zoom non sono più accessibili?
- Il nostro canale di emergenza dipende dalla stessa infrastruttura dei nostri strumenti principali?
- Le persone chiave sanno già come collegarsi?
- Possiamo scambiare messaggi, organizzare chiamate e condividere documenti nello stesso ambiente?
- Possiamo coinvolgere rapidamente un interlocutore esterno?
- Chi controlla l’infrastruttura e i dati?
Se queste decisioni devono ancora essere prese quando la crisi inizia, l’organizzazione perde tempo prezioso.
Preparate la vostra comunicazione di crisi prima dell’incidente
Private Discuss è stato progettato per le organizzazioni che operano in ambienti sensibili e critici.
La piattaforma riunisce in un unico ambiente diverse funzioni essenziali per la comunicazione di crisi: messaggistica sicura, allerta di massa, chiamate audio e video, videoconferenza, condivisione di file, gestione degli accessi e controllo dell’infrastruttura.
L’obiettivo è semplice: preparare un ambiente di comunicazione indipendente prima che diventi necessario.
Scoprite come Private Discuss può contribuire a garantire la continuità delle vostre comunicazioni critiche.