Teams reagiert nicht mehr. Zoom ist nicht erreichbar. E-Mails kommen nicht mehr an.
Und genau in diesem Moment beginnt eine Krise.
Cyberangriff, Netzwerkausfall, kompromittiertes Informationssystem oder ein nicht verfügbarer Cloud-Dienst: Ein Vorfall kann die Kommunikationstools, die eine Organisation täglich nutzt, schnell beeinträchtigen.
Dann ist das Problem nicht mehr nur technischer Natur. Wenn Teams sich nicht mehr erreichen, keine sensiblen Informationen austauschen und keine gemeinsamen Entscheidungen treffen können, wird die Kontinuität der Kommunikation zu einer Frage der Geschäftskontinuität.
Deshalb muss eine Frage vor der Krise gestellt werden:
Wo wird sich Ihr Team treffen, wenn Ihre gewohnten Tools nicht mehr funktionieren?
Mehrere Kommunikationstools sind noch kein Notfallplan
Microsoft Teams, Zoom, E-Mail und Kollaborationsplattformen sind für den täglichen Betrieb von Unternehmen unverzichtbar.
Doch eine Krise ändert die Regeln.
Bei einem Cyberangriff kann ein Teil des Informationssystems isoliert werden, einzelne Konten können kompromittiert oder Zugänge vorübergehend gesperrt sein. Zudem können mehrere Dienste von denselben Identitäten, Infrastrukturen oder Netzwerkverbindungen abhängen.
Mehrere Tools zu haben, bedeutet also nicht zwangsläufig, über eine echte Ausweichlösung zu verfügen.
Die Frage, die sich CIOs und CISOs heute stellen müssen: „Verfügen wir über eine unabhängige Kommunikationsumgebung, die sofort einsatzbereit ist, wenn unsere gewohnten Tools ausfallen?“
Krisenkommunikation muss im Voraus vorbereitet werden
Bei einem kritischen Vorfall zählt jede Minute.
Ohne vorbereitete Umgebung werden die ersten Minuten oft mit operativen Fragen verbracht: Wen kontaktieren? Welches Tool nutzen? Wie den Krisenstab zusammenrufen? Wo Dokumente teilen? Wie einen externen Experten einbinden?
Die Teams laufen dann Gefahr, die Kanäle zu vervielfachen: private Telefone, SMS, Consumer-Messenger, private E-Mails oder in Eile angesetzte Meetings.
Die Informationen zerstreuen sich genau in dem Moment, in dem sie zentralisiert, gesichert und kontrolliert sein sollten.
Ein widerstandsfähigerer Ansatz besteht darin, die Umgebung vor dem Vorfall vorzubereiten: Gruppen konfiguriert, Schlüsselpersonen benannt, Zugänge verfügbar und Abläufe bekannt.
Die Krise beginnt. Der Kommunikationsraum steht bereits bereit.
Ein wirklich unabhängiger Ausweichkanal
Eine echte Lösung für die Krisenkommunikation muss auch die Unabhängigkeit ihrer Infrastruktur berücksichtigen.
Beruht die Ausweichumgebung auf denselben Benutzerkonten, derselben Cloud-Infrastruktur oder demselben System wie die Haupttools, kann ein gemeinsamer Ausfall beide treffen.
Private Discuss bietet eine Kommunikationsumgebung, die von herkömmlichen Kollaborationsplattformen getrennt ist. Die Lösung kann insbesondere on premise auf einer von der Organisation kontrollierten Infrastruktur betrieben werden, um die Kontrolle über kritische Kommunikation zu stärken.
Ziel ist es, über eine alternative Umgebung zu verfügen, wenn die herkömmlichen Tools nicht mehr verfügbar sind.
Einen digitalen Krisenraum mit Private Discuss aufbauen
Eine Organisation sollte ihr Krisenkommunikationstool nicht erst an dem Tag kennenlernen, an dem sie es braucht.
Mit Private Discuss lässt sich im Voraus ein privater und sicherer Raum für kritische Kommunikation einrichten, der im Krisenfall innerhalb weniger Minuten aktiviert werden kann.
Diese Umgebung ermöglicht insbesondere:
- Teams schnell alarmieren, um die betroffenen Personen sofort nach Erkennung eines Vorfalls zu mobilisieren.
- In einer sicheren Umgebung kommunizieren – per Messaging sowie Audio- und Videoanrufen.
- Sensible Dokumente zentralisieren – im selben Raum wie Gespräche und Entscheidungen.
- Zugriffe kontrollieren – auf Informationen und auf die verschiedenen Kommunikationsräume.
- Externe Beteiligte vorübergehend einbinden, etwa Cybersicherheitsexperten, Rechtsberater, Dienstleister oder Berater.
Das Ziel: zu vermeiden, dass in aller Eile ein paralleles Kommunikationssystem aufgebaut werden muss, während die Organisation bereits die Krise bewältigt.
Geschäftskontinuität: die Kommunikation nicht vergessen
Strategien zur Geschäftskontinuität konzentrieren sich naturgemäß auf Backups, kritische Anwendungen, Netzwerke, Wiederherstellungspläne und Ausweichsysteme.
Doch hinter jedem Ablauf stehen Menschen, die kommunizieren und Entscheidungen treffen können müssen.
Ein perfekt dokumentierter Krisenablauf verliert schnell an Wirkung, wenn sich die Personen, die ihn umsetzen sollen, nicht mehr erreichen können.
Die Kontinuität der Kommunikation muss daher fester Bestandteil jeder Resilienzstrategie sein.
Vor dem nächsten Vorfall helfen einige Fragen, den eigenen Vorbereitungsgrad einzuschätzen:
- Wo trifft sich unser Krisenstab, wenn Teams oder Zoom nicht mehr erreichbar sind?
- Hängt unser Ausweichkanal von derselben Infrastruktur ab wie unsere Haupttools?
- Wissen die Schlüsselpersonen bereits, wie sie sich verbinden?
- Können wir in derselben Umgebung Nachrichten austauschen, Anrufe führen und Dokumente teilen?
- Können wir schnell einen externen Beteiligten einbinden?
- Wer kontrolliert die Infrastruktur und die Daten?
Müssen diese Entscheidungen erst zu Beginn der Krise getroffen werden, verliert die Organisation wertvolle Zeit.
Bereiten Sie Ihre Krisenkommunikation vor dem Vorfall vor
Private Discuss wurde für Organisationen entwickelt, die in sensiblen und kritischen Umgebungen tätig sind.
Die Plattform vereint in einer einzigen Umgebung mehrere für die Krisenkommunikation wesentliche Funktionen: sicheres Messaging, Massenalarmierung, Audio- und Videoanrufe, Videokonferenzen, Dateifreigabe, Zugriffsverwaltung und Kontrolle über die Infrastruktur.
Das Ziel ist einfach: eine unabhängige Kommunikationsumgebung vorbereiten, bevor sie gebraucht wird.
Erfahren Sie, wie Private Discuss dazu beitragen kann, die Kontinuität Ihrer kritischen Kommunikation sicherzustellen.